Rédaction du cahier des charges Cahier des charges


Le cahier des charges : à quoi sert-il, comment le rédiger, pour quelle finalité ?  

Sommaire :

  

Introduction
L'intérêt du cahier des charges
Une méthode ?
Les aspects juridiques ?
La technique ?

   

    

Introduction  

Avant toutes réflexions sur le cahier des charges, comment le rédiger ? Je ne possède pas de modèles ? ou encore je ne connais rien aux technologies Internet, je crois qu'il faut d'abord connaître le processus de travail lorsque l'on a un projet TIC.

  • Etape 1 : l'analyse des besoins / Diagnostic d'entreprise => Cahier des charges     
  • Etape 2 : recherche des fournisseurs compétents / consultation de plusieurs entreprises
  • Etape 3 : élaborer une grille d'analyse pour étudier les propositions
  • Etape 4 : rencontrer les entreprises sélectionnées (entre 3 et 5 entreprises)
  • Etape 5 : choix du prestataire / signature du contrat / définition du planning
  • Etape 6 : suivi du projet / Points d'étapes / Évaluation de la mission

   

   

   

Définition d'un cahier des charges Web :

Le cahier des charges est le premier document contractuel d'un projet Web, il sert principalement à formaliser les besoins et les exigences de l'entreprise. Il est considéré comme un passage obligé dans la réalisation d'un projet, c'est en réalité le premier pas vers un projet maîtrisé.

Le cahier des charges est avant tout :

  • un document juridique
  • un document de gestion de projet
  • les fondations du projet

     

    

L'intérêt du cahier des charges

Au sein de l'entreprise, le cahier des charges permet de formaliser les besoins et à les expliquer aux différents acteurs pour s'assurer que tout le monde est d'accord. Ceci oblige à définir des objectifs quantifiés pour l'entreprise. Ce document sert ensuite à sélectionner le prestataire puis à gérer la relation tout au long du « projet ». Ce référentiel contractuel partagé par le prestataire et l'équipe chargée du projet en interne, le cahier des charges est donc le principal outil de communication du chef de projet.

   

   

Une méthode pour rédiger le cahier des charges ?

   

La forme
Il ne faut jamais perdre de vue que le cahier des charges vit tout au long du projet. C'est pourquoi ce document doit obligatoirement être facile à la lecture et il doit donner envie de le lire. Imposer une lecture fastidieuse serait le meilleur moyen pour que personne ne l'utilise. Sa rédaction doit favoriser les résumés, les listes à puces et les tableaux. Ce document doit être le plus synthétique possible. 

   


   
Le fond

Concrètement, un cahier des charges est en général composé de quatre parties. La première explique pourquoi le projet existe, quels sont ses objectifs et qui le pilote : rôles respectifs de la maîtrise d'ouvrage (MOA) et de la maîtrise d'oeuvre (MOE), procédures de validation, etc. 
Il faut donc dresser le tableau du projet avec le contexte, les objectifs de l'entreprise par rapport à ce projet.

La seconde présente les besoins fonctionnels, techniques et organisationnels ainsi que les contraintes et les exigences. Si l'on ne maîtrise pas l'aspect technique du projet, il faut décrire ce que l'on souhaite au final. Il est donc fortement recommandé de ne pas parler technique ou alors rédiger un état des lieux de la situation. La première erreur serait de dire, je souhaite telle technologie sans avoir peser les avantages et les inconvénients. Le prestataire sera à même de vous conseiller sur cette partie là : c'est son métier !

La troisième partie consiste à rédiger le listing des prestations souhaitées et les livrables attendus au final.
Cette liste sert d'orientation tout au long de la réalisation du projet. Elle est d'autant plus importante lorsque plusieurs prestataires réalisent le projet dans sa globalité. Il peut aussi arriver qu'une prestation dépende d'une autre lorsque plusieurs prestataires interviennent.
(Exemple : désigner et intégrateur / développeur Web). Dans le cadre de cet exemple, pour la réalisation d'un site Internet, le prestataire gère cela. Il possède en interne un designer et des développeurs. Cependant, il arrive parfois que lorsque le projet est important (intranet /extranet) et que l'entreprise possède son designer en interne, le cahier des charges servira d'outil de référence pour les deux entreprises. 

La quatrième partie définit le cadre de la réponse : planning de l'appel d'offres, documents attendus, règles de sélection, date de clôture, les critères de sélections des entreprises, etc.

   

     

Et l'aspect juridique ? 

Il est important de faire intervenir un juriste étant donné que nous avons vu que par définition un cahier des charges est le premier document contractuel. Les critères juridiques important dans un projet Web doivent permettre de garantir un minimum de résultats en cas de problème important. Par expérience, les entreprises imposent trop peu de contraintes juridiques à leur prestataire ainsi le client accepte les conditions juridiques du prestataire qui généralement sont à son avantages (exemple : propriété du code source dans un développement Web).

Aspect juridique cahier des charges

Encore une fois pour éviter d'avoir à faire à ce problème là, il suffit de définir des conditions en amont du projet et de les écrire dans le cahier des charges ou quelques fois dans un contrat annexe au cahier des charges. Il est possible d'intégrer dans un cahier des charges, la propriété du code source à la fin du développement, les limites d'interventions des deux parties, limites de responsabilités, les garanties ou encore la vérification des licences utilisés pour le développement de l'application.
Autres exemples de conditions juridiques qui apparaissent dans un cahier des charges : un planning précis (des dates ou des délais impératifs avec engagement de résultat et un mécanisme de pénalité de retard) ; les clauses de cession des droits incluant les droits des éléments de contenu utilisés pour créer le site (textes, photos, images...) ; les modalités de validation (déroulement et supports des validations, répartition des rôles lors de la recette, PV de réception provisoire, PV de réception définitive, etc.).
Il peut être opportun de se faire accompagner par un juriste spécialisé TIC. Ceci peut s'avérer une sécurité supplémentaire d'autant plus si le projet est d'envergure importante avec plusieurs acteurs.

     

    

Parlez technique et tout le monde ne vous comprendra pas !

La partie technique d'un cahier des charges doit se limiter à énumérer les contraintes techniques avérées. Le recours à tel ou tel serveur d'applications, le budget de fonctionnement, la plate-forme de déploiement par exemple est une erreur classique. La tendance est d'exprimer ses préférences à la place des contraintes, ce qui conduit systématiquement à des projets incompréhensibles et des remises en causes de l'ensemble du projet. Pour éviter cela, le plus simple est de donner la mission de rédaction du document à une personne non technique mais plutôt ayant de bonnes qualités rédactionnelles afin de fournir le même niveau de détail pour chaque besoin.

Une dernière solution est envisageable, il s'agit de choisir un consultant expert TIC pour vous accompagner à définir vos besoins et les formaliser sur cahier des charges qu'il aura l'habitude de gérer. Cet accompagnement aura un coût supplémentaire mais il peut vous éviter de nombreux problèmes (délais supplémentaires, résultats non attendus).

Pour plus d'information : http://livresblancs.prestataires.com/contactez-nous